Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du site https://ovidium.fr/ (ci-après le « Site ») et les clients d'Ovidium sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées, conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Cette politique concerne les données pour lesquelles Ovidium agit en qualité de responsable de traitement : celles des visiteurs du Site, des personnes qui essaient Ovi, des prospects et des clients d'Ovidium eux-mêmes.

Lorsque Ovi répond au téléphone pour un restaurant client d'Ovidium, c'est le restaurant qui est responsable de traitement ; Ovidium agit en qualité de sous-traitant, dans le cadre de l'Annexe RGPD jointe aux Conditions Générales de Vente (CGV). L'article 3 explique néanmoins aux personnes qui appellent ces restaurants comment leur appel est traité.

1. Responsable de traitement

Le responsable du traitement est Raphaël Major, exerçant sous le nom commercial Ovidium, immatriculé au RCS de Quimper sous le numéro 942 054 198, domicilié 8 rue du Champ des Moulins, 29140 Melgven, France. Contact : contact [arobase] ovidium.fr.

Ovidium n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de la nature de son activité.

2. Données collectées et finalités

Ovidium collecte et traite les catégories de données suivantes, selon la relation entretenue avec la personne concernée :

2.1 Visiteurs et demandes

Les visiteurs du Site peuvent :

• commander un abonnement : nom du restaurant, entreprise retrouvée dans l'annuaire officiel des entreprises à partir du numéro SIRET, adresse e-mail, numéro de la ligne fixe ;
• signaler qu'ils n'ont pas de ligne fixe : nom du restaurant, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et précisions éventuelles.

Finalités : traiter la commande, ou rappeler la personne pour répondre à sa demande.

Base légale : mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée.

Mesure d'audience : si vous l'acceptez dans le bandeau de la page d'accueil, le Site utilise Google Analytics pour mesurer sa fréquentation (visites, pages vues, provenance, type d'appareil). Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment avec le lien « Gérer les cookies ». Sans votre accord, aucune donnée de mesure n'est collectée.

2.2 Démonstration d'Ovi

Toute personne peut essayer Ovi en appelant le numéro de démonstration indiqué sur le Site, ou en échangeant avec Ovi depuis le Site, à la voix ou par écrit. Ovi y joue le rôle de l'agent IA d'un restaurant fictif, « Le Relais de la Gare ».

Données traitées : le numéro de téléphone de l'appelant, la date et la durée de l'appel, la conversation (voix traitée en direct, transcription et résumé) et les informations données pendant l'échange, par exemple un nom et un nombre de couverts pour une réservation fictive. Les conversations ne sont pas enregistrées en audio.

Finalités : permettre d'essayer Ovi et limiter les abus (3 minutes par numéro et par mois au téléphone ; 3 conversations vocales et 30 messages écrits par jour depuis le Site).

Base légale : intérêt légitime d'Ovidium à faire essayer son service à la personne qui le demande.

Nous vous conseillons de ne communiquer aucune donnée sensible pendant une démonstration.

2.3 Clients

Lorsqu'un restaurateur commande et utilise le service, Ovidium collecte :

• Identité et coordonnées : adresse e-mail, numéro de la ligne fixe du restaurant, adresses e-mail des membres de l'équipe invités ;
• Informations sur l'entreprise : dénomination sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse du restaurant, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant ;
• Informations de facturation : montants, factures et historique des paiements ; les données de paiement elles-mêmes sont traitées par Mollie et ne sont pas conservées par Ovidium ;
• Informations sur le restaurant utilisées par Ovi : horaires, fermetures, capacité, carte, carte des vins et fiche allergènes (envoyées en photo), réponses aux questions fréquentes, consignes ;
• Preuve de l'acceptation des CGV : date, heure et version acceptée ;
• Pour l'offre Pro et à la demande du client : l'autorisation d'écrire les réservations dans un agenda Google dédié ;
• Demandes d'assistance et échanges, par e-mail ou par WhatsApp selon l'offre ;
• Données techniques nécessaires au fonctionnement du compte.

Ovidium peut demander des informations complémentaires si cela s'avère utile pour le service ; le restaurateur reste libre d'y répondre ou non.

Finalités : exécution du contrat conclu avec le client, facturation, gestion de la relation client, assistance, vérification de l'agent.

Base légale : exécution du contrat et obligations légales (notamment comptables et fiscales).

2.4 Prospection commerciale (restaurateurs)

Ovidium contacte des restaurants par message privé sur Instagram, depuis son compte professionnel @ovidium.fr, pour leur présenter ses services. Les données utilisées sont des données professionnelles rendues publiques par les restaurants eux-mêmes : nom du restaurant, compte Instagram, ville et code postal, observations sur le compte, ainsi que le suivi des messages échangés. Elles sont notées dans un fichier de suivi interne.

Finalité : présenter les services d'Ovidium à des professionnels de la restauration, dans le cadre de leur activité.

Base légale : intérêt légitime d'Ovidium à faire connaître ses services auprès de professionnels (article 6.1.f du RGPD).

Un restaurant peut demander à ne plus être contacté, simplement en le disant en réponse. Il est alors inscrit sur une liste d'opposition et ne reçoit plus aucun message de prospection d'Ovidium.

Ovidium appelle aussi des restaurants par téléphone pour leur présenter ses services. Les données utilisées sont des données professionnelles rendues publiques par les restaurants, notamment sur Google Maps : nom du restaurant, adresse, numéro de téléphone de l'établissement, site internet, horaires et note publique, ainsi que le suivi des appels (date, résultat, rendez-vous ou rappel prévu). Les appels de prospection sont transcrits par écrit, afin d'en garder le compte rendu et d'améliorer la présentation commerciale ; la personne appelée en est informée au début de l'appel et peut s'y opposer. La finalité, la base légale et le droit d'opposition sont les mêmes que pour la prospection par Instagram.

Ovidium a aussi prospecté par e-mail, depuis l'adresse ovidium.contact [arobase] gmail.com. Ces envois sont arrêtés ; les personnes qui s'y étaient opposées restent sur la liste d'opposition.

3. Appels pris par Ovi pour un restaurant client

Si vous appelez un restaurant client d'Ovidium, votre appel peut être pris par Ovi, qui se présente comme l'agent IA du restaurant. Le restaurant est responsable de ce traitement ; Ovidium le réalise pour son compte, en qualité de sous-traitant.

Données traitées : votre numéro de téléphone, la date et la durée de l'appel, la transcription écrite et le résumé de la conversation, et les informations de réservation que vous donnez (nom, date, heure, nombre de couverts, demandes particulières, par exemple une allergie).

L'appel est transcrit et résumé par des services d'intelligence artificielle. Il n'est pas enregistré en audio.

Finalités : répondre à vos questions, prendre et gérer votre réservation, permettre au restaurant de vous rappeler ou de vous transférer.

Conservation : pendant la durée du contrat entre le restaurant et Ovidium, puis 90 jours, avant suppression.

Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous au restaurant. Vous pouvez aussi écrire à Ovidium, qui transmettra votre demande au restaurant.

4. Destinataires des données

Les données personnelles sont destinées à Ovidium et, dans la limite de leurs attributions respectives, aux prestataires techniques auxquels Ovidium a recours pour assurer le fonctionnement du Site et du service, notamment :

• Supabase (base de données et stockage, région de Paris) ;
• Vercel (hébergement du Site et de l'application) ;
• Hostinger (messagerie de l'adresse de contact) ;
• Resend (envoi d'e-mails) ;
• Mollie (paiements) et Qonto (facturation) ;
• Twilio (téléphonie) ;
• Vapi (agent vocal et démonstration), qui fait appel à Deepgram (reconnaissance de la parole), OpenAI (modèle de langage), Cartesia (voix) et Daily (conversations depuis le navigateur) ;
• Google (Google Agenda, pour l'offre Pro et à la demande du client, Google Analytics, pour la mesure d'audience du Site si vous l'acceptez, et Google Maps Platform, pour trouver les coordonnées publiques des restaurants) ;
• Meta (Instagram pour la prospection, WhatsApp pour l'assistance des offres Standard et Pro) ;
• Aircall (téléphonie des appels de prospection) ;
• Anthropic (analyse des comptes rendus des appels de prospection) ;
• Calendly (prise de rendez-vous).

Ces prestataires n'utilisent les données que dans la mesure nécessaire à l'exécution des services qu'ils fournissent à Ovidium, et sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes à la réglementation applicable.

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.

5. Transferts de données hors Union européenne

Plusieurs prestataires mentionnés à l'article 4 sont établis aux États-Unis ou y traitent des données, notamment Vercel, Twilio, Vapi, OpenAI, Deepgram, Cartesia, Resend, Google, Meta, Anthropic, Calendly et Aircall.

Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis, pour les prestataires qui y adhèrent, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. La base de données de l'application est hébergée dans l'Union européenne, à Paris.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pour les durées suivantes :

• Données des comptes clients : pendant toute la durée du contrat, puis 90 jours après sa fin, avant suppression ;
• Preuves du contrat (commande, acceptation des CGV, abonnements) : 5 ans après la fin du contrat, durée de la prescription ;
• Factures et documents comptables : 10 ans, conformément aux obligations légales ;
• Échanges avec l'assistance : 3 ans à compter du dernier contact ;
• Journaux techniques de connexion : 1 an ;
• Données de démonstration (appels et conversations avec Ovi) : 3 mois ;
• Données de mesure d'audience (Google Analytics, si vous l'acceptez) : 14 mois ; votre choix sur la mesure d'audience : 6 mois ;
• Demandes restées sans suite : 3 ans à compter du dernier contact ;
• Transcriptions des appels de prospection : 6 mois ;
• Données des prospects n'ayant pas donné suite : 3 ans à compter du dernier contact ;
• Liste d'opposition à la prospection : 3 ans à compter de l'inscription sur la liste, afin de garantir qu'aucun nouveau message ne soit envoyé.

7. Sécurité des données

Ovidium met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération, notamment des mesures de chiffrement, de contrôle des accès et de sauvegarde.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit de suppression (« droit à l'oubli ») ;
• droit d'opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité des données ;
• droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée produisant des effets juridiques à son égard ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Ces droits peuvent être exercés par e-mail à l'adresse contact [arobase] ovidium.fr. Ovidium s'engage à répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans le délai d'un mois prévu par la réglementation applicable.

9. Cookies

Le Site et l'application utilisent des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement : connexion, commande en cours, préférence d'affichage, limite de la démonstration. La page d'accueil du Site utilise aussi, seulement si vous l'acceptez, les cookies de mesure d'audience de Google Analytics. Aucun cookie publicitaire n'est déposé. Le détail figure dans la Politique de cookies, accessible depuis la rubrique « Politique de cookies ».

10. Modification de la politique de confidentialité

Ovidium se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour se conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle, éditoriale ou technique. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur le Site.